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域名遺失怎麼辦？NGO 數碼資產登記指南

很多機構的域名由前同事以私人戶口註冊，到期後沒有人續期，網站可能一夜之間消失。

域名遺失怎麼辦？NGO 數碼資產登記冊指南

有一種情況在香港 NGO 及教會其實比想像中常見：機構網站突然無法開啟，或者電郵全部停止運作。追查之後才發現，原來域名（domain）是幾年前一位已離職同事用個人信用卡註冊，到期後自動續期失敗，而機構也沒有人收到提醒郵件，因為提醒寄到他已停用的個人電郵。

域名看似只是小事，但它其實是機構網上身份的根基。網站、電郵，甚至其他服務登記都依賴它。一旦失控，受影響的不是單一工具，而是機構整個數碼門面。

為什麼域名擁有權是機構命脈

域名的「擁有權」及「管理權」是兩回事。很多機構認為交了錢、網站能夠運作就算擁有，但其實真正控制該域名的，是那個 registrar（域名註冊商）戶口的登入者。如果那個戶口在個人手上，機構其實隨時可以被「鎖住」。

常見陷阱

  • 私人戶口註冊：同事用自己的 Gmail 及信用卡開戶，離職之後沒有人接手
  • 自動續期關了：信用卡過期或被取消，域名在沒有察覺下到期
  • 聯絡電郵失效：registrar 發出的續期/變更提醒，寄到一個沒有人看的電郵
  • 完全沒有記錄：機構根本不知道自己的域名是在哪一間 registrar、用哪個戶口註冊

香港的 .hk 域名由 HKIRC（香港互聯網註冊管理有限公司）統籌管理，其他如 .com 則由國際 registrar 處理。兩類的查詢及轉移流程各有不同，但原則一樣：要釐清誰才是真正擁有者。

如何查詢自己域名的真正擁有人

  1. 查 WHOIS 資料：透過 WHOIS 查詢，可以看到域名的註冊商、註冊及到期日期。不過現時很多個人資料會被隱藏（出於私隱保護），所以未必看到註冊人名字，但至少知道是哪一間 registrar
  2. 找出 registrar 戶口：知道是哪一間註冊商之後，查詢機構有沒有人持有該戶口的登入資料
  3. 確認聯絡電郵：戶口裡面註冊的聯絡電郵，最好改為機構的共用電郵（例如 [email protected]），而不是個人電郵

將域名轉去機構戶口

如果域名現時在個人戶口，最穩妥的做法是轉去一個由機構控制的 registrar 戶口：

  • 開一個用機構電郵及機構信用卡/付款方式的 registrar 戶口
  • 要求原持有人提供轉移授權碼（transfer code / EPP code）
  • 完成轉移後，確認 DNS 設定（特別是 MX record）完整保留，避免中斷電郵

轉移期間要特別小心電郵設定，因為域名一旦轉錯或 DNS 設錯，機構電郵會即時停止運作。如果同事沒有相關經驗，這一步建議找專業協助。

建立數碼資產登記冊（Digital Asset Register）

釐清域名之後，下一步是防止同樣的事再發生。方法就是建立一個「數碼資產登記冊」——一份機構所有數碼資產的中央記錄，令即使同事輪替，新人也順利接手。

一個基本的登記冊應該包含：

資產項目

記錄內容

域名

名稱、registrar、到期日、續期負責人

網站主機 / hosting

供應商、戶口、續費方式

電郵服務

平台（Google / Microsoft）、admin 帳戶

社交媒體

各平台戶口、管理員

DNS / SSL

管理平台、證書到期日

其他訂閱

各類 SaaS 工具、負責人、續費日

重點是：所有戶口都應該用機構共用電郵註冊，而不是個人電郵。這個原則與我們提過的「機構不應該再用私人 Gmail 收發電郵的 5 個風險」一脈相承。

跟電郵設定一起做最順

如果機構同時正在計劃架設機構電郵，其實與域名整理是同一件事的兩面——因為免費申請 Google 或 Microsoft 電郵都要先驗證域名擁有權。建議一次過處理，可以參考「Google Workspace for Nonprofits 香港申請全攻略」。