機構電郵系統
一個 Gmail 地址，正在悄悄損害你的公信力。
資助機構、合作夥伴、捐款人，他們在閱讀你的訊息之前，已經對你的電郵地址作出判斷。pastor_chan_1975@gmail.com 傳遞的訊息不是「我們很親切」，而是「我們可能沒有足夠的系統支撐我們所說的能力」。
現況
你認識這些情況嗎？
個人 Gmail 代表整個機構
創辦人當初用自己的 Gmail 開始一切，方便、免費、那時機構還很小。幾年後機構已經成長，但電郵地址還是同一個。資助機構申請表要求填寫「機構電郵」，你填了一個 @gmail.com。記者看到這個地址，會悄悄地對你的可信度打個問號。
已離職的人員仍在接收機構的電郵
義工申報通知三年前設置為某員工的個人信箱。那位員工去年離職了。現在每一份新的義工申請，都在寄往一個沒有人管理的信箱。機構完全不知道有多少申請人從未得到回覆。更嚴重的是，那位前員工仍然能閱讀每一封信件。
你的電郵被標記為垃圾郵件，不是因為內容
機構的電郵沒有設置 SPF、DKIM、DMARC 等認證協議。結果是相當一部分外發電郵進入了收件人的垃圾郵件箱。電子報的開啟率莫名其妙地低，問題不在內容，而在技術設定。更壞的情況是，有人可以假冒你的機構發送詐騙電郵。
帳戶散落各處，無人統管
總幹事有一個帳戶，秘書有另一個，財務委員會主席用第三個。有些帳戶從未啟用兩步驗證。有些密碼是五年前設置的。當有人離職，帳戶不會被關閉，因為沒有人知道所有帳戶的清單。
解決方案
Re:focus 如何處理
Google Workspace / Microsoft 365：非牟利機構免費申請
我們協助符合資格的機構申請 Google for Nonprofits 或 Microsoft for Nonprofits，分別提供免費或大幅優惠的 Google Workspace 及 Microsoft 365。這意味著你的機構可以以幾乎零成本擁有 yourname@yourorg.hk 格式的專業電郵。我們負責整合申請、驗證、DNS 配置及帳戶設置流程。
電郵架構設計，角色專屬共用信箱
我們根據你機構的實際運作方式，設計清晰的電郵架構：功能性共用信箱（info@、finance@、volunteer@）及個別員工電郵。所有共用信箱由機構帳戶擁有，不依賴任何一個人是否在職。
Gmail 歷史記錄遷移至機構帳戶
我們將個人 Gmail 帳戶中的機構相關電郵歷史遷移至新的機構帳戶，確保重要往來記錄不會遺失。同時設置轉發規則，讓在過渡期間寄至舊地址的電郵仍能接收，並通知常用聯絡人更新地址。
防詐騙設置：SPF / DKIM / DMARC
我們在你的 DNS 設置 SPF、DKIM、DMARC 三項認證協議，確保：(1) 你發出的電郵不會被誤判為垃圾郵件；(2) 沒有人能假冒你的網域發送詐騙電郵；(3) 電子報和通知的送達率大幅提升。
離職電郵處理標準流程
我們建立標準化的離職電郵處理流程：離職確認後 24 小時內更改密碼、設置自動回覆、電郵轉發至繼任人，以及帳戶關閉時間表。每一次人員交接都有清晰的數碼移交程序。
交付內容
交付清單
Google for Nonprofits / Microsoft 申請協助
符合資格機構的免費帳戶申請
電郵架構設計文件
所有信箱的角色、存取權限、繼任規則
DNS 記錄配置
MX、SPF、DKIM、DMARC 完整設置
Gmail 歷史遷移
重要電郵歷史轉移至機構帳戶
帳戶清冊與密碼管理器
Bitwarden 或同類工具設置
全機構 2FA 部署
所有帳戶強制兩步驗證
離職 SOP 文件
書面標準數碼交接流程
電郵簽名模板
統一機構視覺識別
常見問題
常見問題
我們應該選 Google Workspace 還是 Microsoft 365？
我們會按團隊規模、現有工具、非牟利資格和預算協助你選擇。兩者都能提供專業機構電郵。
可以轉移現有 Gmail 郵件嗎？
可以。我們可規劃及執行信箱遷移，完成測試並協助團隊交接。
SPF、DKIM 和 DMARC 有什麼作用？
它們可驗證機構電郵、改善寄達率，並減少他人冒認你的網域發信。
可以協助申請 Google Workspace for Nonprofits 嗎？
我們可以協助合資格機構進行驗證、網域設定、遷移，以及建立機構電郵所需的帳戶架構。
準備好 re:focus?
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