機構電郵系統
一個 Gmail 地址，正在悄悄損害你的公信力。
資助機構、合作夥伴、捐款人，他們在閱讀你的訊息之前，已經對你的電郵地址作出判斷。pastor_chan_1975@gmail.com 傳遞的訊息不是「我們很親切」，而是「我們可能沒有足夠的系統支撐我們所說的能力」。
The reality
你認識這些情況嗎？
個人 Gmail 代表整個機構
創辦人當初用自己的 Gmail 開始一切，方便、免費、那時機構還很小。幾年後機構已經成長，但電郵地址還是同一個。資助機構申請表要求填寫「機構電郵」，你填了一個 @gmail.com。記者看到這個地址，會悄悄地對你的可信度打個問號。
已離職的人員仍在接收機構的電郵
義工申報通知三年前設置為某員工的個人信箱。那位員工去年離職了。現在每一份新的義工申請，都在寄往一個沒有人管理的信箱。機構完全不知道有多少申請人從未得到回覆。更嚴重的是，那位前員工仍然能閱讀每一封信件。
你的電郵被標記為垃圾郵件，不是因為內容
機構的電郵沒有設置 SPF、DKIM、DMARC 等認證協議。結果是相當一部分外發電郵進入了收件人的垃圾郵件箱。電子報的開啟率莫名其妙地低，問題不在內容，而在技術設定。更壞的情況是，有人可以假冒你的機構發送詐騙電郵。
帳戶散落各處，無人統管
總幹事有一個帳戶，秘書有另一個，財務委員會主席用第三個。有些帳戶從未啟用兩步驗證。有些密碼是五年前設置的。當有人離職，帳戶不會被關閉，因為沒有人知道所有帳戶的清單。
The solution
Re:focus 如何處理
Google Workspace / Microsoft 365：非牟利機構免費申請
我們協助符合資格的機構申請 Google for Nonprofits 或 Microsoft for Nonprofits，分別提供免費或大幅優惠的 Google Workspace 及 Microsoft 365。這意味著你的機構可以以幾乎零成本擁有 yourname@yourorg.hk 格式的專業電郵。我們負責整合申請、驗證、DNS 配置及帳戶設置流程。
電郵架構設計，角色專屬共用信箱
我們根據你機構的實際運作方式，設計清晰的電郵架構：功能性共用信箱（info@、finance@、volunteer@）及個別員工電郵。所有共用信箱由機構帳戶擁有，不依賴任何一個人是否在職。
Gmail 歷史記錄遷移至機構帳戶
我們將個人 Gmail 帳戶中的機構相關電郵歷史遷移至新的機構帳戶，確保重要往來記錄不會遺失。同時設置轉發規則，讓在過渡期間寄至舊地址的電郵仍能接收，並通知常用聯絡人更新地址。
防詐騙設置：SPF / DKIM / DMARC
我們在你的 DNS 設置 SPF、DKIM、DMARC 三項認證協議，確保：(1) 你發出的電郵不會被誤判為垃圾郵件；(2) 沒有人能假冒你的網域發送詐騙電郵；(3) 電子報和通知的送達率大幅提升。
離職電郵處理標準流程
我們建立標準化的離職電郵處理流程：離職確認後 24 小時內更改密碼、設置自動回覆、電郵轉發至繼任人，以及帳戶關閉時間表。每一次人員交接都有清晰的數碼移交程序。
Deliverables
交付清單
Google for Nonprofits / Microsoft 申請協助
符合資格機構的免費帳戶申請
電郵架構設計文件
所有信箱的角色、存取權限、繼任規則
DNS 記錄配置
MX、SPF、DKIM、DMARC 完整設置
Gmail 歷史遷移
重要電郵歷史轉移至機構帳戶
帳戶清冊與密碼管理器
Bitwarden 或同類工具設置
全機構 2FA 部署
所有帳戶強制兩步驗證
離職 SOP 文件
書面標準數碼交接流程
電郵簽名模板
統一機構視覺識別
Ready to re:focus?
了解你的電郵系統有多脆弱